El cartel dice "de todo para todo". Hasta que un cliente pide un tornillo de una medida precisa y el empleado pasa diez minutos revolviendo cajones para descubrir que se terminó hace un mes. Mientras tanto, en el fondo del depósito duermen tres cajas de algo que nadie compra desde hace un año.
Controlar el stock no es llenar una planilla prolija. Es poder responder tres preguntas sin dudar: qué tengo, qué me falta y qué me sobra. Te cuento qué tiene que resolver un sistema de inventario, qué datos conviene cargar primero, cómo hacer el primer conteo sin cerrar el local y los errores de arranque que más veo.
Lo que te cuesta no saber qué tenés
La falta de control rara vez se nota de golpe. Se nota en cuatro lugares:
- Faltantes. El cliente pide algo que creías tener, no lo encontrás y se va a la competencia. Peor: lo descubrís cuando hay que comprar de urgencia y no queda margen para elegir proveedor.
- Sobrantes. Plata guardada en estantes. En una dietética o una veterinaria, además, mercadería que se vence antes de venderse.
- Diferencias sin explicación. Roturas, errores de carga, mercadería que sale sin anotar. Si no registrás cada movimiento, nunca vas a saber dónde se fue.
- Compras a ojo. Comprás lo que parece que falta, no lo que de verdad se vende.
Una planilla puede sostener todo esto mientras el movimiento es poco. Cuando el stock se mueve todos los días y lo toca más de una persona, la planilla ya está vieja a la hora de cargarla. Si dudás de si te pasa, repasá las señales de que tu planilla ya no alcanza.
Qué tiene que resolver un sistema de stock
- Movimientos, no solo cantidades. Cada entrada y cada salida deja rastro: compra, venta, ajuste, rotura, transferencia. El número que ves hoy es el resultado de todos esos movimientos, con fecha y responsable.
- Stock mínimo con aviso. Un piso por producto. Cuando se llega, el sistema avisa. Reemplaza al "me parece que se está acabando".
- Variantes. Talle y color en una casa de ropa, medida en una ferretería, sabor en una heladería. Un producto con sus variantes, sin cargar cien productos distintos.
- Unidades de medida. Se compra por caja y se vende por unidad, o se compra por bolsa de varios kilos y se vende por cien gramos. El sistema convierte.
- Varios lugares. Local, depósito del fondo, camioneta, segunda sucursal. Cuánto hay en cada uno y cómo se pasa mercadería de uno a otro.
- Vencimientos y lotes, si tu rubro los necesita.
El detalle de lo que incluye está en inventario y stock, y podés recorrer una demo de inventario para ver cómo se siente usarlo.
Qué datos cargar primero (y cuáles dejar para después)
La tentación es cargar todo: fotos, descripciones largas, ubicación exacta en la estantería. Resistila. Para arrancar, por producto alcanza con:
- Un nombre claro y único, y el código si ya lo tiene.
- La unidad con la que lo contás.
- La cantidad actual.
- El stock mínimo.
- El costo y el precio de venta.
- El proveedor habitual.
Un caso típico: una dietética compra almendras en bolsas de varios kilos y las vende por cien gramos. Conviene elegir una sola unidad base, los gramos, y que el sistema te muestre el resultado como te resulte cómodo. Si no, vas a tener "una bolsa" en una pantalla y "doscientos gramos" en otra, y esos números no se pueden sumar. Además, el costo cambia seguido si comprás a varios proveedores: para eso existe el comparador de precios de proveedores.
El primer conteo: cómo hacerlo sin cerrar el local
- Elegí un momento tranquilo. Un lunes temprano o después del cierre.
- Dividí por sectores. La góndola de tornillería, la de pinturas, el depósito. Un sector por vez, así nunca queda todo patas para arriba.
- Trabajá de a dos. Uno cuenta en voz alta y el otro anota o carga.
- Congelá el sector mientras se cuenta. Lo que se vende en ese rato se anota aparte y se descuenta después.
- Cargá el resultado como stock inicial. Una carga de apertura, no números editados a mano.
- Anotá lo raro. Productos que encontraste y no estaban cargados, o cargados y no encontrados. Se revisan después, no en medio del conteo.
Un conteo imperfecto que empieza hoy sirve más que uno perfecto que se posterga. Y una vez que el sistema está andando, en lugar de un inventario general que paraliza todo, conviene un conteo rotativo: un sector por semana, siempre el mismo día.
El stock no se pierde en el depósito: se pierde en los movimientos que nadie registró.
Errores de arranque que conviene evitar
- Querer cargar todo antes de empezar. Arrancá por lo que más se mueve. El resto se suma a medida que se vende o se compra.
- Mezclar unidades. Caja en un lado, unidad en otro.
- Nombres distintos para lo mismo. "Látex blanco 4 L" y "Pintura látex blanca 4 lts" son dos productos para uno solo, con el stock partido.
- No registrar mermas y roturas. Si se rompe, se anota como rotura. Así las diferencias dejan de ser un misterio.
- Corregir números a mano sin motivo. Todo ajuste tiene que decir por qué se hizo.
- Que nadie esté a cargo. Si el stock es de todos, no es de nadie. Elegí una persona que lo revise cada semana.
- Llevar el stock aparte de la venta. Si vendés en el mostrador y el sistema no se entera, en dos días los números ya no sirven. Por eso conviene elegir bien el punto de venta que descuente el stock solo.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que cargar todos los productos antes de empezar?
No. Empezá por los que más rotan y por los que más te duele quedarte sin ellos. El resto entra cuando se mueva por primera vez. Así empezás a sacarle provecho en días y no en meses.
¿Y si vendo en el local y también por internet?
Necesitás un stock único que compartan los dos canales. Si cada uno tiene su propio número, tarde o temprano vendés dos veces lo mismo. Es una de las cosas que repaso en lo que necesita tu tienda online antes de invertir en publicidad.
¿Sirve para productos que se venden por peso o por fracción?
Sí, siempre que definas una unidad base y el sistema sepa convertir. Un fiambre se puede contar en gramos y venderse por kilo, o una tela en metros y venderse por corte. Lo importante es no mezclar criterios dentro del mismo producto.
¿Qué hago con las diferencias entre lo contado y lo que dice el sistema?
Se corrigen con un ajuste que diga el motivo: rotura, error de carga, faltante sin explicar. Si siempre se repiten en el mismo producto o sector, ahí está la pista de dónde se está yendo la mercadería.
Si tu stock hoy vive en una planilla, en un cuaderno o en la memoria de una persona, contame qué vendés y cómo lo movés. Armamos juntos lo mínimo para empezar.
Quiero ordenar mi stockDesarrollador web & diseñador en Buenos Aires. Trabajo solo: quien escribe esto es quien programa tu sitio. Conocé más sobre mí.
